Chissà perché … capitano tutte a me! Mini guida per la gestione degli imprevisti e delle interruzioni quotidiane

Un simpatico film del 1980 con Bud Spencer racconta le rocambolesche disavventure di uno sceriffo e di un piccolo Alieno H7-25.

Nel film gli imprevisti dello sceriffo e del piccolo alieno ci hanno fatto sicuramente sorridere ma quanto nella realtà i nostri imprevisti incidono negativamente sulla nostra quotidianità privata e lavorativa?
A meno che le cause dei nostri imprevisti non siano dovute a improvvise invasioni aliene, ecco la dura verità:l’imprevisto è frutto sì di un caso fortuito o di forza maggiore ma la corretta gestione dipende da noi e dalla nostra capacità di organizzazione del tempo.
A parte i casi di malattie, infortuni e lutti improvvisi che richiedono una priorità assoluta in quanto non possiamo gestirli se non come interruzioni ineluttabili del nostro tempo quotidiano, negli altri casi dobbiamo porci alcune domande per capire se siamo in grado di gestire un imprevisto o un’ interruzione limitando i fastidi a noi ed agli altri che si relazionano con noi.
• Pianifichiamo il nostro tempo?
• Se lo pianifichiamo quanto tempo lasciamo alla gestione dell’imprevisto?
• Possiamo pianificare una risposta ai nostri imprevisti?
Non serve essere esperti di project risk management per rispondere in maniera positiva a queste domande. Per iniziare possiamo seguire alcune semplici regole:
• Per ridurre l’impatto dell’imprevisto o dell’interruzione delle nostre attività occorre imparare a pianificare il tempo a nostra disposizione non occupando però il 100% del nostro tempo nelle attività pianificate.
• Ogni settimana scegliamo di pianificare al massimo il 70% del nostro tempo lasciando un margine percentuale alla gestione degli imprevisti e delle interruzioni.
• Impariamo a delegare le attività ad altri così in caso di imprevisto avremo la possibilità di ridurre al minimo il “danno” derivante dalla perdita di tempo.
• Impariamo a dire NO a quegli imprevisti che non possiamo gestire e che interrompono attività prioritarie.
• Last but not least Impariamo ad usare l’ironia per accettare che la vita è fatta di imprevisti e non possiamo pianificare e prevedere tutto..Vivremo più sereni e con un sorriso in più.